10 советов по Excel, которые помогут сохранить свою работу

В сегодняшней динамичной корпоративной среде лучший способ оставаться на работе — это показать начальнику, что вы незаменимы. Если вы какой-либо специалист в области умственного труда, вы, вероятно, много используете Excel, и ваш начальник тоже. Хотя ваши коллеги могут превосходно (или даже лучше вас) выполнять свою основную работу, им, вероятно, не хватает навыков работы с Excel.

Если ваш босс знает, что он может обратиться к вам за помощью с проблемой Excel, это сделает вас последним, кого они захотят уволить. Вот 10 полезных советов по Excel, которые сделают вас самым ценным сотрудником в вашем отделе.

Удалить дубликаты Данные

Ваш босс вызывает вас, указывает на свой экран и говорит, что «эта таблица — беспорядок . Просто посмотрите на все эти повторяющиеся строки. Можете ли вы убрать это? » Вы будете выглядеть как герой, и все, что вам нужно, это несколько секунд и пара кликов. Выделите все свои ячейки, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Удалить дубликаты». Вы можете выбрать, чтобы программа просматривала только некоторые столбцы, но вы, вероятно, захотите оставить их все отмеченными. Затем нажмите ОК.

  • Удалить повторяющиеся данные в Excel

Восстановить утерянные файлы Excel

Если у вас есть возможность воспользоваться этим советом чтобы помочь своему боссу, вы не просто спасете свою работу; вы получите прибавку. Если ваш начальник работал с таблицей, и по какой-то причине произошел сбой компьютера или Excel, и она потеряла всю свою несохраненную работу, вы, вероятно, сможете вернуть ее. Перейдите в меню «Файл» в Excel, выберите «Инфо», нажмите кнопку «Управление книгой», после чего вы увидите пункт меню «Восстановить несохраненные книги». Щелкнув эту опцию меню, вы увидите каталог, содержащий все несохраненные файлы.

  • Как восстановить утерянные файлы офиса

Используйте ВПР для объединения данных из разных листов

Я доверяю только VLOOKUP за то, что я работал в неурожайные годы на предыдущей работе. С помощью ВПР вы можете сопоставить данные из двух разных электронных таблиц на основе наличия одного общего столбца с контентом. Например, предположим, что у вас есть список основных клиентов с их именами и адресами на одном листе и зарегистрированными пользователями веб-сайта с их именами и адресами электронной почты на другом. Вы можете использовать ВПР, чтобы связать адреса электронной почты с одного листа с наиболее популярными клиентами на другом листе.. Я часто использую ВПР, чтобы сопоставить список наиболее важных веб-статей с полным списком просмотров страниц статей из Google Analystics. Чтобы выполнить ВПР, сначала вставьте две таблицы, которые вы хотите, на разные вкладки в одном файле (если они еще не находятся в одном файле). Затем перейдите к ячейке, в которой вы хотите получить результат сопоставления, и введите «= VLOOKUP («, за которым следует адрес ячейки, с которой вы хотите сопоставить. Итак, если имя является общей точкой данных между вашими двумя листами и находится в ячейке A2, у вас будет = VLOOKUP (A2 на этом этапе. Вставьте запятую, а затем перейдите на вкладку для другого листа и выделите все ячейки, которые вы хотите найти. Вы получите диапазон ячеек, например «Электронные письма пользователей»! A: E. Выделите этот диапазон и нажмите F4, после чего перед именами ячеек появятся знаки доллара, и формула будет выглядеть так: = VLOOKUP (A2, «Пользовательские электронные письма»! $ A: $ E . Теперь введите запятую, а затем укажите количество столбцов с левой стороны листа, которые вам нужно пройти, чтобы найти нужные данные (в данном случае адрес электронной почты ). Введите запятую, ноль и закрывающие скобки в конце и нажмите Enter. Теперь ваша формула будет выглядеть так: = VLOOKUP (A2, ‘User Emails’! $ A: $ E, 2, 0).

  • Как использовать ВПР в Excel

Использование сводных таблиц для обобщения данных

Допустим, у вас есть электронная таблица, полная элементов — например, продуктов — и каждый из них является частью категории. Excel позволяет создавать сводные таблицы, в которых отображается сводная информация о ваших данных по категориям. Например, если ваша электронная таблица представляет собой список самых продаваемых записей со столбцом жанров, сводная таблица даст вам общую сумму жанров кантри, поп и рок. Чтобы создать сводную таблицу, выделите все ячейки данных и нажмите кнопку «Сводная таблица» на вкладке «Вставка». После того, как вы нажмете ОК в появившемся окне меню, на новой вкладке появится пустая сводная таблица. Отметьте имена столбцов, которые вы хотите суммировать, и ваша таблица заполнится.

Использовать текст для Столбцы для разделения данных, разделенных запятыми

Допустим, вы или ваш босс получаете список имен, записывается как «Фамилия, Имя». Вы вставляете список в столбец вашей электронной таблицы, но затем понимаете, что вам нужны имя и фамилия в отдельных столбцах. Без проблем. Просто выберите столбец, который вы хотите преобразовать в два столбца, перейдите на вкладку «Данные» в верхней части экрана и нажмите кнопку «Преобразование текста в столбцы». Затем выберите «С разделителями» и выберите «Запятая» в качестве разделителя.. Если у вас есть список элементов, не разделенных запятыми, вы также можете выбрать в качестве разделителя пробелы, точки с запятой, табуляцию или любой другой символ.

  • Как использовать преобразование текста в столбцы в Excel

Нарисуйте Диагональная линия в ячейке

Этот трюк с форматированием более эффектен, чем практичен, но он впечатлит вашего начальника Вы можете поместить диагональную линию в ячейку заголовка (или любую ячейку), чтобы помочь вам передать суть вашей таблицы данных. Например, предположим, что у нас есть столбец со списком имен авторов и последующие столбцы, содержащие количество статей, которые они писали каждый месяц. Вместо того, чтобы помещать строку заголовка над заголовками с надписью «Количество статей», вы можете использовать диагональ, чтобы отобразить ее в той же ячейке A1, что и заголовок «Имя». Чтобы нарисовать диагональ, щелкните правой кнопкой мыши ячейку (в данном случае A1), где вы хотите, чтобы она отображалась, и выберите «Форматировать ячейки». Перейдите на вкладку «Граница» и щелкните поле диагональной линии, а затем нажмите «ОК». Введите два фрагмента текста, которые вы хотите разделить, в свою ячейку и нажмите Alt + Enter, чтобы создать хотя бы один разрыв строки между ними. Вы также, вероятно, захотите использовать клавишу пробела, чтобы переместить одну из строк текста вправо.

  • Как нарисовать Диагональная линия в Excel

Открыть Google Таблицы в Excel

Не все организации используют Excel. Что вы будете делать, когда партнер отправит вашему боссу URL-адрес таблицы Google, и вы захотите отредактировать эти данные в Excel? Вы начнете с того, что скажете своему боссу, что вы справитесь с этим и что это не будет проблемой. Чтобы открыть лист Google в Excel, вам необходимо сначала его загрузить. Откройте электронную таблицу Google в своем браузере и выберите «Загрузить как» в меню «Файл». Затем выберите Microsoft Excel (.xlsx) из подменю.

  • Как открыть Google Таблицы в Excel

Создать HTML-таблицу в Excel

Вы можете сохранить электронную таблицу для Интернета, но если вам нужно создать HTML-таблицу определенного типа, DIV, форму или другой элемент, вы можете использовать формулу СЦЕПИТЬ в Excel для создания своего контента. Если ваша работа связана с публикацией контента в Интернете, а CMS компании не позволяет импортировать данные напрямую из Excel, вам обязательно понадобится этот трюк. Создайте столбец справа от других ячеек и введите в него = CONCATENATE (. Затем вы можете объединить соответствующий HTML-код для своей таблицы с данными из каждой ячейки.. Вы просто заключаете каждый элемент в формулу по отдельности в запятую и заключаете весь HTML-код в кавычки. Например, если столбец A — это имя, а столбец B — адрес, столбец HTML может выглядеть так: = CONCATENATE («», A2, «», B2, «») . Как только вы получите формулу СЦЕПИТЬ, вы можете вставить ее в последующие строки, и адреса ячеек будут скорректированы так, чтобы в третьей строке были A3 и B3, а в четвертой — A4 и B4. Затем вы можете вставить этот HTML-код в свою CMS или текстовый редактор

Закрепление панелей и упрощение чтения электронных таблиц

У вас есть гигантская электронная таблица со строкой заголовка и очень важной частью данных — возможно, это имена людей — в левом столбце. Однако, когда вы прокручиваете до столбца AA, чтобы увидеть данные о продажах за два года назад, и переходите к строке 50, вы больше не видите ячейки имени и заголовка. Вы сбиты с толку, и ваш босс не может понять, что вы ему показываете в своей презентации. Закрепите некоторые из ваших столбцов и строк, чтобы они всегда оставались на экране, даже когда вы просматриваете отдаленные ячейки. Просто щелкните ячейку, которая находится на одну строку ниже заголовка, который вы хотите оставить на экране, и на один столбец слева от столбца, который вы хотите закрепить. Во многих случаях это будет ячейка B2. Перейдите на вкладку «Просмотр», нажмите кнопку «Закрепить области» и выберите «Закрепить области» в раскрывающемся меню.

  • Как закрепить столбцы и строки в Excel

Используйте специальную вставку для транспонирования данных

Это происходит постоянно. У вас есть список элементов, которые идут вертикально вниз по столбцу, но вы действительно хотите, чтобы они располагались горизонтально в одной строке. Возможно, ваш начальник скопировал и вставил вертикальный список сотрудников с веб-сайта компании и теперь хочет, чтобы каждый из них был заголовком отдельной колонки. Чтобы перенести данные из горизонтального в вертикальное или из вертикального в горизонтальное, сначала выделите и скопируйте столбец или строку, которую вы хотите переориентировать. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которой должны отображаться данные, и выберите «Специальная вставка». Установите флажок транспонирования и нажмите ОК.

Оцените статью
ubisable.ru
Добавить комментарий