Полное руководство по организации Gmail для эффективного использования

Gmail по-прежнему очень актуален и важен, хотя такие приложения, как Slack и Teams, уменьшили нашу зависимость от электронной почты. Согласно отчету McKinsey, средний человек по-прежнему тратит до 28% рабочего времени на электронную почту. Следовательно, имеет смысл организовать Gmail, чтобы уменьшить беспорядок и повысить производительность.

Количество писем, которые мы получаем, может быть ошеломляющим, особенно из источников, на которые мы даже не помним, что подписывались. Кроме того, есть старые, но важные электронные письма, которые теряются в море свежих писем. Вот несколько быстрых советов и приемов по организации электронной почты Gmail и внесению здравого смысла в вашу рабочую жизнь.

Давайте начнем.

1. Организация почтового ящика Gmail

Большинство писем попадает в папку «Входящие», что является основной причиной того, что он настолько загроможден и перегружен одновременно. Один из способов быстро найти важные электронные письма — изменить тип папки «Входящие», чтобы важные электронные письма отображались вверху.

Шаг 1: Нажмите «Настройки» и выберите «Все настройки».

Шаг 2: Перейдите на вкладку «Входящие», где вы можете выбрать вид по умолчанию рядом с типом папки «Входящие».

Я предлагаю вам попробовать несколько альтернатив и проверить, какая из них соответствует вашим потребностям:

  • По умолчанию: электронные письма отображаются по дате и времени.
  • В первую очередь важно: Gmail использует AI, чтобы решить, какие электронные письма важны для вас.
  • Сначала непрочитанные: организуйте Gmail таким образом, чтобы первыми отображались непрочитанные сообщения.
  • Сначала помеченные: сообщения, отмеченные вами, будут отображаться первыми. Используйте звездочки, чтобы отмечать важные электронные письма/идентификаторы.
  • Папка «Приоритетные»: Google обращает внимание на электронные письма, с которыми вы чаще всего взаимодействуете, и использует эту информацию, чтобы сначала отображать соответствующие электронные письма.

Есть и другие настройки, которые вам следует проверить.

Также в Guiding Tech

2. Организация Gmail по папкам/ярлыкам

Gmail называет это ярлыками, но означает то же самое. Место для фильтрации и хранения ваших писем, чтобы они не загромождали папку «Входящие». Я рекомендую держать общее количество этикеток низким и не сходить с ума по ним. Кроме того, вы можете создавать вложенные ярлыки в Gmail, что означает ярлыки внутри ярлыка. Он работает почти как подпапка.

Мы создадим фильтр, который скажет Gmail отправить конкретное электронное письмо или сохранить его под этим ярлыком.

Шаг 1. Откройте письмо, для которого вы хотите создать фильтр. Щелкните значок «Ярлыки» вверху, чтобы просмотреть список существующих ярлыков. Похоже на стрелку, указывающую вправо.

Шаг 2: Вы можете выбрать из существующего списка ярлыков или создать новый, непосредственно введя имя вверху. Отсюда вы также можете управлять настройками ярлыков.

Например, создайте ярлык с названием Reading Digest для всех писем, которые вы получаете от Medium или Quora, или информационных бюллетеней, на которые вы подписаны. Эти письма теперь не будут отображаться в вашем почтовом ящике, а будут напрямую попадать в ярлык или папку. Вы также можете переместить электронные письма в ярлыки из этого меню, если вы не хотите создавать новый ярлык для этого нечетного письма.

Вы также можете раскрасить метки кода. Прокрутите список ярлыков на боковой панели и щелкните значок меню с тремя точками рядом с ним, чтобы выбрать цвет.

3. Упорядочить Gmail по размеру

Google предлагает 15 ГБ свободного места для всех приложений Google, включая Gmail. Мало места или вы хотите сделать уборку? Сортировка писем по размеру позволяет находить и удалять письма, занимающие место, но не имеющие смысла.

Оператор поиска — size: bytes . Это означает, что для поиска писем, занимающих более 15 МБ места, вы должны ввести size: 15728640 . Команда size: mb также работает.

На этом этапе вы можете проявить творческий подход и добавить дополнительные параметры поиска для дальнейших результатов фильтрации, например:

  • size: mb has: attachment
  • size: 10mb has: attachment filename: doc
  • size: 10mb больше_than: 5m меньше_than: 8M

Попробуйте несколько комбинаций, чтобы увидеть, какие результаты вы получаете, а затем возьмите их оттуда. Gmail предложит еще несколько параметров поиска прямо под строкой поиска, например дату и время, чтобы помочь вам найти то, что вы ищете.

Совет от профессионалов: вы знаете, как мы можем создавать ярлыки для фильтрации писем. Знаете ли вы, что с помощью метки #GoogleDrive можно сохранять вложения непосредственно в папку на Диске? Удаление электронного письма после этого не приведет к удалению сохраненного файла на Диске.

Также в Guiding Tech

4. Управление вкладками

Gmail содержит множество вкладок, которые активны по умолчанию. Вам не нужны или могут не понадобиться все эти вкладки.

Вернитесь в настройки и на вкладке» Входящие «вы увидите категории. Здесь вы можете легко включить/выключить эти вкладки. Невозможно создавать новые вкладки или назначать ярлык в качестве вкладки. Это было бы так здорово.

5. Организуйте Gmail по отправителю

найти все электронные письма от определенного отправителя. Это просто, и вам даже не нужно открывать письмо, чтобы это работало.

Щелкните письмо правой кнопкой мыши и выберите» Найти электронные письма по имени «, чтобы начать поиск. Вы должны просмотреть все электронные письма в течение нескольких секунд.

Google Mail Rocks

Gmail — один из лучших поставщиков услуг электронной почты в мире. Есть несколько способов настроить его, просто так, как вы хотите. Есть также скрытые функции, сочетания клавиш и операторы поиска, которые вы можете использовать, чтобы понять, чем вы являетесь. находясь в поиске. Я надеюсь, что приведенные выше советы помогли вам лучше организовать свой почтовый ящик. Может быть, даже дойти до нуля входящих? Скрестив пальцы.

Далее: Вы потеряли электронную почту Gmail? Вот несколько способов восстановить утерянные электронные письма Gmail и подготовиться к будущим бедствиям. Вы никогда не потеряете ни одного электронного письма.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.

Оцените статью
ubisable.ru
Добавить комментарий