Как автоматически удалять электронные письма в Microsoft Outlook

После Gmail наиболее популярным поставщиком услуг электронной почты является Microsoft Outlook. Предприятиям нравится Microsoft Outlook из-за его тесной интеграции с пакетом Office 365. Что касается потребителей, Microsoft проделала похвальную работу с хранилищем, межплатформенной доступностью и функциями.

Приложение Outlook доступно для iOS, Android, Windows, macOS и в Интернете. Компания приобрела популярное приложение Acompli и календарь Sunrise, чтобы ускорить разработку мобильного приложения. Короче говоря, есть веские причины использовать Outlook вместо конкурентов в личных целях. Но имея всего 15 ГБ бесплатного хранилища, у вас может закончиться хранилище. А с растущей тенденцией к ненужным маркетинговым электронным письмам и спаму сложнее, чем когда-либо, отфильтровать соответствующие электронные письма из нежелательной почты.

Microsoft предлагает функцию Focused Inbox, но она ограничивается фильтрацией релевантных писем. электронные письма для пользователя. Еще одно полезное дополнение — правила Outlook. Это версия IFTTT для Outlook. С помощью правил можно создать множественную автоматизацию для перемещения определенных писем в архив или удаления раздела писем.

В этом посте мы проведем вас через функцию правил Outlook и создадим некоторые правила для автоматическое удаление и автоархивирование писем из Outlook. В сообщении также будет рассказано об еще одной бонусной уловке Outlook, позволяющей отменить подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Приступим.

Загрузите Microsoft Outlook

Создайте правило автоматического удаления из электронной почты

Во-первых, функция «Правила» доступна только в приложении Outlook для Windows/Mac и Outlook Web. В этом посте я упомяну шаги для веб-версии Outlook.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.

Шаг 2. Выберите нерелевантное письмо и откройте его.

Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек и выберите« Создать правило ».

Шаг 4: Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя в Удаленные.

После этого все электронные письма от отправителя будут перемещаться напрямую в удаленный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Удаленные» в папках.

Также в Guiding Tech

Создание правил автоматического удаления из настроек Outlook

В приведенном выше сценарии все электронные письма от отправителя перемещаются в удаленные элементы, но что, если кто-то захочет удалять электронные письма с определенной темой или определенными ключевыми словами из тела сообщения.

Например, я не хочу получать предложения о ссуде, новости о коронавирусе или любой другой маркетинговый мусор от моего банка. Однако я хочу получать ежемесячный отчет и счет по кредитной карте по почте. Итак, как установить такие правила? Выполните следующие действия.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2 : Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.

Шаг 3: Выберите параметр» Правила «и выберите» Добавить новое правило «.

Шаг 4 : Назовем его «Банковские правила» и добавим условие.

Шаг 5: Добавьте ключевые слова, которые вам больше не подходят, я добавил условия сообщения, такие как ссуда, EMI и т. д.

Шаг 6: Создайте правило для перемещения всех писем в папку удаления и нажмите «Сохранить».

Теперь, когда вы получаете письма с Loan, EMI , или Важные ключевые слова, они будут автоматически автоматически перемещен в папку удаления.

Давайте создать еще одно полезное правило. А не ___ ли нам? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я аплодирую их усилиям, иногда становится утомительно читать новости о смертельном вирусе каждый день. С помощью правил Outlook вы можете автоматически удалять эту почту до того, как она дойдет до вас.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки> Почта> Правила.

Шаг 2: Давайте дадим новому правилу имя «Коронавирус» и добавим условия.

Шаг 3. Добавьте условия, например, если в теле сообщения есть ключевые слова «Коронавирус», «COVID-19», а затем переместите эти электронные письма в папку удаления.

Правила Outlook — мощная функция, а возможности безграничны. Вот как я его использую. Каждый раз, когда я уезжаю в отпуск, я создаю правило, чтобы все входящие электронные письма перемещались в папку «Во время путешествия» и никогда не отвлекались на время, проведенное с семьей.

Также в Guiding Tech

Отказаться от подписки нерелевантных отправителей электронной почты

Функция автоматического удаления полезна, когда вы хотите отфильтровать релевантные электронные письма от поддельных. Но что, если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя. Что ж, вы всегда можете использовать опцию отказа от подписки в электронном письме.

Но найти эту крошечную кнопку отказа от подписки в каждом письме может быть трудоемким и скучным.. К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2: Перейдите в Почта> Подписки.

Шаг 3: Здесь, вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, и вы также можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.

Я использую эту функцию один раз в квартал, чтобы удалить ненужные письма из списка.

Также в Guiding Tech

Используйте Outlook как профессионал

Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления, автоархивации входящих писем, перемещения их в разные папки на определенное время и даже отмены подписки на ненужного отправителя из единого меню. Упомянутое выше решение сработало для нас как чудо. Вы придумали другое решение, в котором не используются сторонние приложения?

Далее: Outlook позволяет создавать настраиваемую подпись для лучшая персонализация. Прочтите сообщение ниже, чтобы узнать, как его настроить.

В указанной выше статье могут содержаться партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *