Как автоматически архивировать электронные письма в Outlook

Microsoft Outlook — самое популярное решение для электронной почты среди предприятий и предприятий. Что касается потребителей, Outlook отстает от Gmail. В почте Outlook по умолчанию предусмотрено 15 ГБ свободного места. При таком количестве маркетинговых или банковских рекламных акций и прочего мусора, который мы получаем, очень легко потерять эти важные электронные письма из виду. Вы можете избежать этой ситуации, архивируя менее необходимые электронные письма и удаляя рекламные и нежелательные.

Если ваш почтовый ящик Outlook работает медленно или странно работает, вам необходимо заархивировать или удалить ненужные электронные письма. Архивирование электронной почты вручную может быть трудоемким и утомительным процессом.

Microsoft действительно предлагает функцию сфокусированной почты, но она ограничивается фильтрацией соответствующих писем для пользователя. Еще одно полезное дополнение — правила Outlook. Это версия IFTTT для Outlook. С помощью правил можно создать множественную автоматизацию для перемещения определенных писем в архив или удаления раздела писем.

В этом посте мы проведем вас через функцию правил Outlook и создадим некоторые правила для автоматическое архивирование писем из Outlook. В сообщении также будет рассказано об еще одной бонусной уловке Outlook, позволяющей отменить подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Приступим.

Также в Guiding Tech

Создать Правило автоархивирования из электронной почты

Функция правил Outlook доступна только для Outlook Mac, Windows и Интернета. Вы не можете получить доступ к функции правил на мобильном телефоне. В этой публикации мы собираемся использовать Outlook в Интернете, поскольку он работает одинаково на всех платформах.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя Учетные данные учетной записи Microsoft.

Шаг 2. Выберите нерелевантное письмо и откройте его.

Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек и выберите «Создать правило».

Шаг 4: Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя в папку архива.

После этого все электронные письма от отправителя переместятся напрямую в архивный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Архив» в папках.

Создание правил автоархивации из настроек Outlook

Упомянутый выше трюк перемещает все электронные письма от отправителя в архив. Что, если кто-то захочет заархивировать электронные письма с определенными темами или ключевыми словами из тела сообщения?

Например, меня утомили кредитные предложения, новости о коронавирусе или любой другой маркетинговый мусор из моего банка. Тем не менее, я регулярно обращаюсь к ежемесячной выписке по моему банковскому счету и счетам по кредитным картам. Если у вас есть аналогичные предпочтения по темам или предметам, выполните следующие действия, чтобы настроить некоторые правила.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2. Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.

Шаг 3: Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».

Назовем его «Банковские правила» и добавим условие.

Шаг 5: Добавьте ключевые слова, которые больше не актуальны для вас, я добавил такие термины сообщения, как ссуда, EMI и т. д.

Шаг 6. Создайте правило для перемещения всех писем в папку архива и нажмите «Сохранить».

Теперь, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами Loan, EMI или Important, они будут автоматически перемещаться в папку Archive.

Давайте создадим еще один полезное правило. А не ___ ли нам? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я аплодирую их усилиям, иногда становится утомительно читать новости о смертельном вирусе каждый день. С помощью правил Outlook вы можете автоматически архивировать эту почту, прежде чем она привлечет ваше внимание.

Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки> Почта> Правила.

Шаг 2: Давайте дадим новому правилу имя «Коронавирус» и добавим условия.

Шаг 3: Добавьте условия, например, если в теле сообщения есть ключевое слово (например, вирус Corona или COVID-19), а затем переместите эти электронные письма в папку архива.

Я создал десятки Правила Outlook. Это мощная функция, а возможности безграничны. Вот как я его использую. Каждый раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило для перемещения всех входящих писем в папку «Во время путешествия», чтобы они никогда не отвлекали меня во время семейного отдыха.

Некоторые сомнительные компании продолжают рассылать нежелательную электронную почту в моем почтовом ящике Outlook. Они не оставляют мне выбора, кроме как создать правило автоматического удаления для удаления этих писем.

Также в Guiding Tech

Отказаться от подписки на отправителей электронной почты

Функция автоархивации полезна, когда вы хотите, чтобы почтовый ящик был чистым от поддельных писем.. Но если вы хотите полностью перестать получать электронные письма от отправителя, вам нужно использовать функцию отмены подписки из электронного письма.

Однако обнаружение этой крошечной кнопки отмены подписки в каждом письме может быть трудоемким и скучным. . К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.

Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в Настройки.

Шаг 2: Перейдите в Почта> Подписки.

Шаг 3: Здесь, вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, и вы также можете нажать на трехточечный меню для блокировки отправителя.

Я использую эту функцию один раз в квартал, чтобы удалить ненужные электронные письма из списка.

Также в Guiding Tech

Поддерживайте чистоту почтового ящика

Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления, автоматической архивации входящих писем, перемещения их в разные папки на определенное время и даже отмены подписки на ненужного отправителя из единого меню. Это на милю улучшило мою работу с электронной почтой. Как вы планируете использовать правила Outlook? Отключите звук в разделе комментариев ниже.

Далее: Хотите улучшить свой опыт работы с Outlook? Прочтите сообщение ниже, чтобы найти 15 лучших сочетаний клавиш Outlook для Windows и Mac.

В приведенной выше статье могут содержаться партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *