13 основных советов и рекомендаций по организации ярлыков Gmail и управлению ими

В Gmail можно добавлять ярлыки, чтобы отмечать важные и систематизировать их. Gmail предоставляет вам несколько предустановленных ярлыков, таких как Корзина, Спам и Черновик. Мы поделимся советами, которые помогут вам создать новые ярлыки Gmail для категоризации и организации всех ваших существующих и входящих писем.

Одна из замечательных особенностей ярлыков заключается в том, что одно электронное письмо может иметь несколько ярлыков. Например, вы можете создавать ярлыки для электронной почты на основе приоритета задачи (высокий приоритет, низкий приоритет), людей (менеджер, редактор), темы, типа и т. Д.

Вот несколько советов, которые помогут поможет вам организовать ярлыки в Gmail и управлять ими.

Где вы видите ярлыки

Вы можете просматривать ярлыки на левой боковой панели в веб-версии Gmail. Щелкните любой ярлык, чтобы просмотреть электронные письма внутри него. В качестве альтернативы вы найдете метки перед темой электронного письма в списке писем.

Вы также увидите ярлыки рядом с темой письма, когда откроете письмо.

1. Создание ярлыков в Gmail

Есть два способа создать ярлык на веб-сайте Gmail. Во-первых, откройте Gmail и нажмите «Создать новый ярлык» на левой боковой панели. Если вы его не видите, нажмите «Еще»> «Создать новый ярлык».

Откроется всплывающее окно New label. Введите название своей метки и нажмите «Создать». Новый ярлык появится на левой боковой панели.

Другой способ создать ярлык — из самого письма. Допустим, вы читаете электронное письмо и хотите добавить его к ярлыку. Но вы не нашли подходящего ярлыка. Вы можете создать ярлык мгновенно.

Для этого откройте письмо. Щелкните значок «Ярлык» вверху и выберите в меню «Создать новый ярлык». Введите имя и нажмите «Создать».

Примечание. Вы не можете создавать, редактировать или удалять ярлыки в приложении Gmail для Android. Однако вы можете сделать это в приложении для iOS.

2. Добавление ярлыков к электронным письмам

После создания ярлыков пора применить их к вашим электронным письмам. Для этого откройте необходимое письмо. Щелкните значок «Ярлыки». Установите флажок рядом с ярлыками, которые вы хотите применить к электронной почте, и нажмите кнопку «Применить».

Когда вы применяете метку к электронному письму, у него по-прежнему будет одна из существующих меток, таких как «Входящие», «Обновить» и т. д., куда изначально пришло письмо. Добавление ярлыка не удалит его из этих папок. Таким образом, вы можете получить к нему доступ из основного почтового ящика и добавленного ярлыка. Если вы хотите удалить электронные письма из существующих ярлыков, проверьте, как переместить ярлыки из следующего раздела.

Совет. Узнайте, что такое форум в Gmail и как его создать.

Также в Guiding Tech

3. Перемещение электронного письма на ярлык

Если вам нужен чистый почтовый ящик, вы можете удалить письма с ярлыком «Входящие» и хранить их только в специальных ярлыках. Когда вы это сделаете, вы найдете электронные письма только под добавленными к ним ярлыками, а не в основном почтовом ящике.

Вы можете переместить электронное письмо на ярлык тремя способами. Во-первых, откройте необходимое электронное письмо и щелкните значок «Переместить в». Выберите в меню нужную метку.

Во-вторых, сначала добавьте требуемый ярлык к своему электронному письму. Затем щелкните значок крестика рядом с ярлыками, с которых вы хотите удалить электронное письмо. Скажем, Входящие. Оставьте только ярлыки там, где вы хотите разместить электронное письмо.

Наконец, перетащите письмо из списка адресов электронной почты на требуемый ярлык на левой боковой панели.

Совет : Узнайте, что такое архив в Gmail и как архивировать электронные письма.

4. Добавление цвета к этикеткам

Чтобы легко идентифицировать ваши электронные письма, вы можете закодировать метки цветом. Например, вы можете использовать красный цвет для высокоприоритетных писем или добавлять фирменные цвета к ярлыкам и т. Д. Цветные ярлыки появятся в списке писем.

Чтобы добавить цвет к любой метке, наведите указатель мыши над этикеткой на левой боковой панели. Щелкните стрелку вниз или значок с тремя точками рядом с названием ярлыка. В меню выберите Цвет метки. Затем выберите цвет из списка. Если вам не нравятся предлагаемые цвета, нажмите Добавить собственный цвет..

5. Переименовать метки

Чтобы переименовать любую метку, щелкните значок с тремя точками рядом с названием метки левой боковой панели. Выберите Edit. Затем введите новое имя для своей метки. Он будет автоматически применяться к электронным письмам под этим ярлыком.

6. Создание вложенных меток

Вложенные метки подобны вложенным папкам. У вас есть основная метка, а затем вы можете создавать вложенные метки под ней. Таким образом, вы сможете лучше организовать свою электронную почту. Электронное письмо будет отображаться только во вложенных ярлыках. Но к имени метки будут добавлены имена всех верхних меток. Например, у вас может быть основная метка «Счета», за которой следуют вложенные метки — электричество, газ, вода и т. Д.

Совет. Вы можете создать несколько иерархий ярлыков, т. е. у вас может быть вложенная метка под вложенной меткой.

Чтобы создать вложенную метку под меткой, щелкните значок с тремя точками рядом с именем метки. Выберите Добавить вложенную метку.

В качестве альтернативы, когда вы создаете метку, вы, должно быть, заметили метку Nest под опцией новой метки. Установите флажок рядом с ним и выберите метку, под которой вы хотите, чтобы она была вложенной меткой.

: чтобы вложить существующий ярлык, щелкните значок с тремя точками рядом с ним. Выберите Edit. Затем во всплывающем окне выберите «Вложить метку под».

7. Удаление ярлыка из электронного письма

Чтобы удалить ярлык из электронного письма, откройте его. Теперь нажмите на крестик рядом с названием ярлыка, чтобы удалить его. Или нажмите кнопку Удалить метку вверху. Вы также можете снять отметки с ненужных ярлыков в опции «Ярлыки».

8. Удаление нескольких писем из метки

Иногда вам нужно удалить определенную метку из нескольких писем. Если вы воспользуетесь указанным выше методом, это займет много времени. Есть альтернатива получше.

Откройте нужный ярлык на левой боковой панели в Gmail. Вы найдете все электронные письма с этим ярлыком. Выберите электронные письма, с которых вы хотите удалить метку. После выбора нажмите кнопку «Удалить метку» вверху.

Также в Guiding Tech

9. Поиск писем без ярлыков

Перед удалением ярлыков проверьте, есть ли в письме какие-либо ярлыки. Если у электронного письма нет ярлыка, вы не найдете его в основном почтовом ящике. Такие осиротевшие электронные письма попадают в папку «Вся почта», к которой можно получить доступ с левой боковой панели.

10. Объединить ярлыки

Предположим, вы хотите объединить электронные письма из двух существующих ярлыков Gmail в новый ярлык. Есть несколько способов добиться этого.

Во-первых, создайте новый ярлык. Затем выберите все электронные письма с первой метки и перетащите их на вновь созданную метку. Точно так же переместите электронные письма со второго ярлыка на новый ярлык. Затем удалите первые две метки.

Совет: вместо перетаскивания вы можете использовать параметр «Переместить в» для перемещения меток.

Во втором методе вам нужно воспользоваться поиском Gmail. Во-первых, создайте новую этикетку. Затем введите название ярлыков, которые вы хотите объединить, в строке поиска. Они должны быть в формате «метка: имя1 ИЛИ метка: имя2», где имя1 и имя 2 — имена меток. Например, метка: примечания ИЛИ метка: GT. Выберите все электронные письма, которые появляются в результатах поиска. Перетащите мышью на новую метку или используйте параметр «Переместить в». Удалите исходные метки.

Совет. Если в названии вашей метки есть пробел, замените его тире -.

11. Автоматически добавлять ярлыки к новым письмам

С помощью фильтров Gmail вы можете создать фильтр, в котором к полученным электронным письмам, удовлетворяющим критериям фильтра, будет автоматически применяться определенный ярлык.

К Для этого выполните следующие действия:

Шаг 1: Щелкните значок настроек в Gmail. Затем выберите в меню Просмотреть все настройки.

Шаг 2: Щелкните вкладку Фильтры и заблокированные адреса. Затем нажмите «Создать новый фильтр».

Шаг 3: Задайте критерии фильтра во всплывающем окне. Вы можете использовать адрес электронной почты «Тема» или «От». Нажмите на Создать фильтр..

Шаг 4: Вам будет предложено выбрать действие для фильтра. Установите флажок «Применить метку» и выберите метку из списка. Нажмите «Создать фильтр».

12. Показать или скрыть ярлыки

На левой боковой панели Gmail можно разместить 500 ярлыков. Я уверен, что вам не понадобится столько ярлыков. Однако вместо того, чтобы удалять ярлыки, вы можете скрыть отображение ярлыков на левой боковой панели. Вы можете отображать только необходимые ярлыки.

Для этого щелкните трехточечный значок ярлыка на левой боковой панели. Установите флажок рядом с Показать/скрыть там, где это необходимо, в зависимости от ваших потребностей. Или перейдите в Настройки Gmail> Ярлыки. Здесь вы увидите все метки, в том числе системные. Скройте или покажите их в соответствии с вашими предпочтениями.

Совет. Узнайте, как создать подпись электронной почты в Gmail.

13. Удалить ярлык

Если ярлык вам вообще не нужен, вы можете его удалить. Удаление ярлыка не приведет к удалению связанных писем. Если они будут добавлены, они продолжат появляться в других ярлыках. Однако, если метка не добавлена, вы найдете их в папке All Mails, как показано выше.

Примечание. Удаление метки приведет к удалению всех ее подписок. метки.

Чтобы удалить метку, откройте меню с помощью трехточечного значка метки. Выберите Удалить ярлык. Или перейдите в Настройки Gmail> Ярлык. Нажмите Удалить рядом с вашим ярлыком.

Также в Guiding Tech

Организация Gmail

Ярлыки — это всего лишь одно способов организации вашего почтового ящика Gmail. Вы можете использовать другие функции, такие как архивирование, вкладки и т. Д. Ознакомьтесь с нашим руководством по эффективной организации Gmail.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *