13 лучших способов использовать Dropbox Paper

Прошло уже несколько лет с тех пор, как Dropbox Paper вышел из фазы бета-тестирования. Инструмент для совместной работы позволяет создавать общие заметки и аккуратно упорядочивать документы и файлы по папкам или проектам. Dropbox Paper поддерживает все виды контента и форматов мультимедиа, что упрощает создание диаграмм в документах.

Dropbox Paper способна на большее. Если вы хотите раскрыть весь потенциал бумаги Dropbox, ознакомьтесь с указанными ниже приемами и приемами.

1. Создание папок только по приглашению

По умолчанию, когда вы создаете папку в Dropbox Paper, все члены команды видят ее. Однако, если вы хотите создать папку для определенных людей в команде, лучшим решением будет создание папки только по приглашениям.

Для этого нажмите кнопку «Создать новую папку» на правой панели, и как только появится новое окно, добавьте имя. Затем нажмите на значок в виде здания на нижней ленте и выберите Только по приглашениям.

Выберите имена членов вашей команды и нажмите кнопку «Создать».

Дельный совет: Вы также можете создать открытую для всех папку незаметно. Для этого снимите флажки с имен участников перед нажатием кнопки «Создать».
Также в Guiding Tech

2. Оцените возможности поиска

Вам нужно найти документ, содержащий определенное слово? Поиск силы делает это возможным. Все, что вам нужно сделать, это ввести ключевое слово в строку поиска, и соответствующий файл или папка появится сразу.

Например, статья о программе-вымогателе отображается внутри папки GT> Android> Сообщения> AI для моей учетной записи. Так что мне не нужно идти до этой папки.

Точно так же вы можете просто искать по названию документа, а инструмент позаботится обо всем остальном.

3. Используйте ярлык

В наш век, когда все происходит почти мгновенно, важно, чтобы вы также следовали той же мантре при управлении своей командой в Paper, особенно когда дело касается форматирования документов.

В Dropbox Paper есть набор сочетаний клавиш. Помимо общих сочетаний клавиш, таких как Ctrl + B для жирного шрифта и Ctrl + U для подчеркивания, этот инструмент совместной работы поддерживает множество альтернатив.

  • Нумерованный список: 1. с последующим пробелом
  • Список задач: [] с последующим пробелом
  • Заголовок: Ctrl + Alt + 1
  • Дата:/дата с последующим пробелом

Итак, если вам нужно добавить серию задач, добавьте * с последующим пробелом, и маркер будет добавлен мгновенно.

С их помощью вы сэкономите много времени, перемещаясь между панелями инструментов в документе. Кроме того, они делают ваш рабочий процесс более плавным.

Чтобы узнать полный список, просто щелкните значок клавиатуры в правом нижнем углу.

4. Создавайте задачи как босс

Как вы, возможно, уже знаете, для добавления контрольного списка элементов все, что вам нужно сделать, это ввести [] с последующим пробелом. Теперь хорошая новость заключается в том, что вы можете назначать эти контрольные списки/задачи на ходу, просто добавляя знак @, за которым следует имя члена команды.

Итак, если вам нужно создать задачу с именем ‘ Добавьте комментарии в Facebook ‘и назначьте его Сильвии со сроком выполнения 11 марта 2020 года, вам просто нужно ввести следующую команду.

 [] Добавить комментарии в Facebook @Sylvia/11/03/ 2020 

Вот и все. Не играйте с панелью инструментов или на верхней ленте.

Дельный совет: используйте значок «Показать» вверху, чтобы представить документ в виде слайд-шоу.

Также в Guiding Tech

5. Добавление документов в папку

Часто ли вы открываете определенную папку, чтобы поместить в нее документ? Это ужасная трата времени.

Лучший способ — создать документ на домашней странице. И как только вы назвали его, нажмите ссылку «Добавить в папку» под именем документа, и инструмент позаботится обо всем остальном.

Документы без структуры папок будут отображаться на главной странице как «Не файлы».

6. Слишком много эмодзи? Считайте их!

Думаете, вы использовали слишком много смайликов в своем документе? Вместо того, чтобы садиться и считать их вручную, как насчет того, чтобы позволить Dropbox Paper сделать эту работу?

Да, вы все правильно прочитали. Помимо стандартных подсчетов, таких как количество слов и количество символов, Dropbox Paper также подсчитывает количество смайликов..

Итак, если вы чувствуете, что 29 смайлов слишком много, вы можете просто вернуться к документу и удалить их.

Чтобы проверить количество слов, нажмите кнопку с тремя точками в правом верхнем углу и выберите параметр «Количество слов».

7. Вставляйте скриншоты как профессионал

Еще один интересный трюк, который позволяет вам делать Dropbox Paper, заключается в том, что вам не нужно загружать скриншоты и изображения обычным способом. Все, что вам нужно сделать, это скопировать изображения из источника и вставить их в свой документ.

Кроме того, изменить порядок изображений в Dropbox Paper так же просто, как перетащить мышью. Выберите изображение, которое вы хотите переместить, и переместите указатель мыши в нужное положение. Отлично, правда?

Также в Guiding Tech

8. Ссылка на различные элементы мультимедиа

Будь то аудиофайл или видео с YouTube, Dropbox Paper позволяет довольно легко отображать их. Мантра? Скопировать и вставить. Да, вам не нужно добавлять ссылку для встраивания.

Здесь вам просто нужно скопировать ссылку на видео (или песню) из адресной строки и вставить ее в свой документ — да, аналогично изображениям и скриншотам.

9. Интеграция с вашим календарем

И последнее, но не менее важное: вы можете интегрировать Paper с Google Calendar (или MS Outlook). Для этого щелкните имя документа, и вы увидите небольшую затененную подсказку для ссылки на событие календаря.

Выберите календарь по вашему выбору, и после завершения настройки добавьте дату и заметки о встрече.

Хорошая новость: после интеграции календаря будут отображаться все предстоящие встречи. на главной странице Paper.

10. Ссылка как ниндзя

Ага, я знаю, что помимо приглашения есть полезный значок, который позволяет добавлять внешние ссылки. Но громоздко щелкать по нему, а затем добавлять ссылку каждый раз, когда вам нужно добавить ссылку.

Разумно выбрать текст, который вы хотите связать, нажать Ctrl + K, а затем добавить ссылку. Отлично, верно!

11. Экспорт документов

Dropbox также позволяет экспортировать документы в форматы PDF, Word или Markup.. Это особенно полезно, если вам нужно отправить некоторые документы клиентам или деловым партнерам, у которых нет доступа к Dropbox Paper вашей команды.

Для экспорта выберите документ на домашней странице и нажмите кнопку« Экспорт », как показано на снимке экрана ниже.

Затем выберите свой формат, и загрузка начнется через несколько секунд .

Положите ручку на бумагу

Помимо всех вышеперечисленных функций, Dropbox Paper позволяет легко интегрироваться со сторонними приложениями, что расширяет возможности инструмента на несколько градусов. Прежде всего, вы можете ссылаться на свои файлы и документы Dropbox так же легко, как если бы вы добавили флажок или маркированный список.

Далее: Ищем способы использовать Dropbox из Gmail? Прочтите следующую статью, чтобы узнать, как это сделать.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Содержание остается непредвзятым и аутентичным.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *